Miten teen massapostituksen?

Kun lähetät dokumentin useiden henkilöiden yksitellen allekirjoitettavaksi, voit käyttää massapostitus– toimintoa.

Löydät toiminnon Dokumentit > Uusi dokumentti > Uusi massapostitus

1. Lataa ensin allekirjoitettava dokumentti tai ne dokumentit, jotka allekirjoitetaan. Ne voivat olla valmiita dokumentteja tai täytettäviä lomakkeita.
2. Konfiguroi massapostituksen lähetysasetukset. Nämä asetukset koskevat yksittäisiä tapauksia (dokumentteja), jotka luodaan massapostituksessa.
3. Lataa lähdetiedot osapuolille CSV- muodossa tai Exel-taulukkona, alapuolella olevien ohjeiden mukaan.

HUOM! Massapostitus on tehokas toiminto. Suosittelemme teitä testaamaan koko prosessin ennen kuin lähetätte massapostituksia useille vastaanottajille.

Esimerkkejä lähdetiedoista, joissa ei ole lomakekenttää

Jokainen lähdetietorivi alla olevissa otsikoissa edustaa yhtä tapausta.

Seuraavat osapuoliin yhdistettävät kentät voi antaa

• pN.name
• pN.email
• pN.cellphone
• pN.groupname (vastaa yritysnimeä)
• pN.socialsecuritynumber (sotu:a)

Jos haluat usean osapuolen allekirjoittavan jokaisen tapauksen (dokumentin) voit myös antaa p2, p3, jne sen mukaan kuinka monta osapuolta allekirjoittaa jokaisen tapauksen. Sopimuksissa niitä on useimmiten kaksi ( p1 ja p2) tai useampia osapuolia mutta toisen tyyppisissä dokumenteissa vain yksi osapuoli allekirjoittaa. Sellaisia voivat olla tilausvahvistuksia, tilauksia, vahvistuksia jne.

Esimerkkejä lomakekentän lähdetiedoista 

Jos allekirjoitettava dokumentti on pdf-muodossa ja siinä on täytettäviä lomakekenttiä, on tärkeätä, että lähdetiedoissa olevat otsikot vastaavat ko. kenttiä. Jos haluat, että osapuolet voivat muuttaa kenttiä, sinun täytyy aktivoida asetus ” Osapuolet voivat täydentää dokumenttia”

Useita dokumentteja lomakekentässä

Jos sinulla on tapauksessa useita dokumentteja, sinun täytyy eritellä mikä lomakekenttä on missäkin dokumentissa (d1,d2, jne)

Huom! Massapostitus on tehokas toiminto. Suosittelemme teitä testaamaan koko prosessin kulun huolellisesti ennen kuin lähetätte massapostituksia useille vastaanottajille.  Jos olet epävarma, ota yhteyttä Assentlyyn!