Asiakirjan käyttöoikeuksien hallinta

Kaikki ulospäin lähtevät sähköpostiviestit (allekirjoituskutsut) sisältävät ainutlaatuisen linkin kyseiseen asiakirjaan ja ovat yksilöityjä kullekin allekirjoittavalle osapuolelle. Linkin monimutkaisuus vastaa vahvuudeltaan tehokasta salasanaa.

Toiminnolla nimeltään Käyttöoikeusvalvonta, voit tehostaa dokumentteihin pääsyn rajausta edelleen.

Tämä toiminto varmistaa, että ainoastaan osapuoleksi asetettu henkilö voi avata ja tarkastaa dokumentin, vaatimalla käyttäjää tunnistautumaan (joko sähköisellä tunnisteella tai tekstiviestillä), ennen kuin he pääsevät lähetettyyn dokumenttiin käsiksi.

Asiakirjan käyttöoikeusvalvonta tekstiviestillä

1. Ota Käyttöoikeusvalvonta Tekstiviestivahvistuksella käyttöön
2. Aseta kullekin osapuolelle puhelinnumero osapuolen tietoihin dokumentin alla
3. Kun osapuoli klikkaa kutsun ”Tarkista ja allekirjoita” -painiketta, heille lähetetään tekstiviestitse kertakäyttöinen vahvistuskoodi, jonka he tarvitsevat dokumentin avatakseen. Vahvistuksen jälkeen he voivat allekirjoittaa dokumenttiin valituilla allekirjoitustavoilla.

Käyttöoikeusvalvonta vahvalla sähköisellä tunnisteella

1. Ota Käyttöoikeusvalvonta Vahvalla sähköisellä tunnisteella käyttöön
2. Aseta kunkin osapuolen henkilötunnus kyseisen osapuolen tietoihin dokumentin alla
3. Kun osapuoli klikkaa kutsun ”Tarkista ja allekirjoita” -painiketta, heitä pyydetään tunnistautumaan vahvalla sähköisellä tunnisteella. Heidän tunnistautuessaan, heidän henkilötunnustaan verrataan allekirjoituskutsuun liitettyyn tunnukseen ja mikäli ne ovat samat, pääsee käyttäjä tarkastamaan ja allekirjoittamaan asiakirjan. Vahvaa tunnistetta käyttäessä käyttöoikeuksien osalta, allekirjoituksetkin voidaan suorittaa vain vahvalla tunnisteella.

Sidosryhmät

Jos ” Ilmoita muille henkilöille (sidosryhmille) kun kaikki osapuolet ovat allekirjoittaneet” on valittuna käyttöoikeusvalvonnan ollessa käytössä, täytyy näille henkilöille myös asettaa joko puhelinnumerot tai henkilötunnukset, riippuen vahvistusmetodin valinnasta.