Työsopimukset ja HR-prosessit

Assently tarjoaa useita tapoja HR-prosessien helpottamiseksi, työsopimuksista alkaen.

• Luo asiakirjojen pohjat Dynaamisina malleina
• Käytä jo olemassa olevia sopimuksiasi, joita olet luonut Assentlyn ulkopuolella (esim. Microsoft Wordilla, Google Docsilla tai jostain muusta työkalusta tuotuna)
• Käytä Vastuullisen hyväksyntä tarvitaan -toimintoa varmistaaksesi, että lähtevät dokumentit on hyväksynyt osaava henkilö (esim. esimies) ennen allekirjoituskutsun lähetystä
• Aseta allekirjoitusjärjestys (missä tietty osapuoli allekirjoittaa aina ensimmäisenä)
• Liitä metadataa tapaamisiin, esim. CRM-järjestelmästä
• Integroi Assently nykyisiin järjestelmiisi, jotta voit automatisoida sopimusprosessien hallinnan.

Luo malli olemassa oleville prosesseille:

Tässä esimerkissä luomme mallin sinulle, joka luo työsopimuksia Assentlyn ulkopuolella.

Tästä johtuen malliin ei liitetä etukäteen dokumenttia, vaan luodaan vain etukäteen asetukset, jotka prosessiin halutaan aina mukaan. Esim. mikäli tietyiltä henkilöiltä tarvitaan aina allekirjoitus.

1. Mene välilehdelle Mallit ja valitse Luo malli -> Dokumenttimalli

Näkyviin tulee kolme eri välilehteä eri asetuksia varten.

2. Valitse Asetukset-välilehti ja muokkaa asetukset haluamallasi tavalla.

Voit esimerkiksi halutessasi määrittää vain tietyt allekirjoitustavat, automaattiset muistutukset, yrityksen nimen (tai muun tittelin, kuten alla olevassa esimerkissä).

3. Valitse Dokumentti-välilehti, mutta älä lataa malliin vielä tiedostoa. Aseta osapuolet, eli henkilöt, joilta allekirjoitus vaaditaan. Jätä työntekijän kenttä tyhjäksi (eli henkilön, joka yritykseen ollaan juuri palkkaamassa / jonka työsopimusta ollaan uusimassa), mutta aseta työnantajan kenttiin niiden henkilöiden tiedot, jotka prosessiin tarvitaan (esim. manageri, HR-koordinaattori yms.).

Käytä toimintoa ”moderaattorin määrittämä”, mikäli haluat, että mallista allekirjoitettavan dokumentin luova henkilö lisätään automaattisesti allekirjoitusprosessiin osapuoleksi.

4. Valitse Malli-välilehti ja aseta mallille nimi (esimerkissä ”Työsopimus (uusi työsuhde)”.

Tässä voit myös määrittää asetukset, joita mallista dokumentteja luovat käyttäjät voivat muokata. Toimii niille käyttäjille, joilla ei ole käyttöoikeutta rajoitusten purkamiseen.

Luodun mallin käyttö

Lähettääksesi työsopimuksen mallin avulla, mene Mallit-välilehdelle ja valitse ”Luo dokumentti” haluamasi mallin rivin oikeasta laidasta. Lisää työntekijän nimi ja sähköpostiosoite, liitä allekirjoitettava dokumentti ja lähetä allekirjoitettavaksi.