Hur gör jag ett massutskick?

För att skicka ut ett dokument som ska undertecknas av flera personer var för sig, kan man använda sig av funktionen Massutskick. 

Du hittar funktionen under Ärenden -> Nytt avtal -> Nytt massutskick.

1. Ladda först upp det eller de dokument som ska undertecknas. Det kan antingen vara statiska dokument eller ifyllbara blanketter. 
2. Konfigurera inställningarna på massutskicket. Dessa inställningar kommer gälla för alla enskilda ärenden som skapas i massutskicket. 
3. Ladda upp källdata med parter i CSV- eller Excel-format med fil kodning satt till utf-8 utan BOM, enligt instruktionerna nedan.

Källdata över 25 poster kan behöva delas upp i källdatafiler om 25 poster. Vi rekommenderar er att avvakta i ca 5 minuter utan att uppdatera inte sidan efter ett utskick, och därefter gå in i ärendearkivet så ser du att ärendena har skapats upp. Var observant på att inbjudan kan skickas ut innan ärendena är färdigställda vilket gör att den inbjudna parten kan få ett felmeddelande om hen hinner klicka in på länken i inbjudan för snabbt inpå. Vi rekommenderar er därför att skicka ut massutskick via emailinbjudan istället för SMS.

Exempel på källdata utan formulärfält 

Varje rad i källdatan nedanför rubrikerna representerar ett ärende.

Följande fält relaterade till parterna går att ange

• pN.name
• pN.email
• pN.cellphone
• pN.groupname (motsvarar företagsnamn)
• pN.socialsecuritynumber (personnummer)

Om du vill att flera parter ska underteckna varje ärende kan du även ange p2, p3, osv. beroende på hur många parter som ska underteckna varje ärende. 

Exempel på källdata med formulärfält 

Om dokumentet som ska skrivas under är i PDF-format och har ifyllbara formulärfält, är det är viktigt att namnsättningen på rubrikerna i källdatan stämmer överens med fälten. Vill du att parten ska kunna ändra på fälten behöver du aktivera inställningen "Parterna kan fylla i dokumentet".

Flera dokument med formulärfält

I de fall du har flera dokument i ärendet behöver du specificera vilket formulärfält som finns i vilket dokument (d1, d2, osv).

OBS! Massutskick är en kraftfull funktion. Vi rekommenderar att ni testar hela flödet noga innan ni skickar skarpa massutskick till många mottagare. Om du är osäker kan du kontakta Assently!