Gör ett dokument ifyllbart i Adobe Acrobat

I Assently kan du ladda upp ifyllbara dokument till ett ärende och fylla i det direkt i webbläsaren. Du kan även skicka ut ifyllbara dokument och låta den som ska signera fylla i före signering. Vid Webbautomation använder man oftast ifyllbara dokument. 

För att göra ett dokument ifyllbart behöver du ha en PDF-redigerare. I detta exempel använder vi Adobe Acrobat Pro DC. 

Dokumentet du ska göra ifyllbart behöver först och främst vara i PDF-format. Välj "spara som" och "spara som PDF", alternativt "Skriv ut" och "Spara som PDF". 

Ladda sedan upp PDF:en i Adobe, och välj "Förbered formulär". Nu kommer dokumentet scannas av och programmet kommer att föreslå rutor och fält där det finns boxar, streck och checkrutor. Om rutorna som föreslås är korrekta kan du fortsätta jobba med dem, annars kan du ta bort dem och lägga på egna. 

För att lägga på egna väljer du vilket slags fält du vill ha och placerar det med muspekaren där du vill ha det. Du kan justera storlek genom att dra i hörnen. Högerklicka och välj "egenskaper" för att t.ex. göra fältet obligatoriskt, tillåta flera rader, avaktivera "autospell" och ställa in textstorlek. Mer om detta nedan. 

Nedan följer tips för att få slutprodukten så snygg som möjligt!

1. När man ska fylla i t.ex. en blankett, brukar man ofta använda sig av Tab-knappen för att förflytta sig mellan fälten. Fältordningen i Adobe styr vilket fält som kommer näst i ordningen när man tabbar, därför vill du att fälten ska hamna i rätt ordning. Detta styr du genom att dra och släppa fälten i kolumnen till höger. 
2. Du kan styra vilken textstorlek fältet ska ha. Den inställda textstorleken framgår när dokumentet är signerat och klart. Välj en textstorlek som ligger nära den textstorlek som dokumentet har i övrigt. Undvik att använda "Auto" som textstorlek, då det kan bli väldigt stora bokstäver om bara några få tecken fylls i, och tvärtom bli väldigt liten text om mycket text fylls i. Styr hellre mängden text med storlek på textfältet - dvs gör ett stort fält om du tror att mycket text behöver fyllas i. Endast de bokstäver som får plats i fältet kommer att synas i det signerade ärendet. 
3. Om du vill ha ett stort fält där man ska kunna skriva flera rader text, behöver rutan "Flera rader" kryssas i i fältets egenskaper.
4. Namnsättning på fält: Om två fält har samma namn så får  de automatiskt samma innehåll. Dvs. om du skriver i ett ord i det första fältet, kommer det ordet populeras i det andra fältet också. Om du laddar ner "Insamlad data" blir fältens namn till rubriker i kolumner, en kolumn per fält. Undvik att använda specialtecken och mellanslag i fältens namn. 
5. Det går att bestämma att vissa fält ska vara obligatoriska, det går då inte att signera ärendet om fältet lämnas tomt. Detta ställs in i fältets egenskaper, "krävs" heter rutan som ska kryssas i. 
6. Vidare går det även att lägga på Valideringar i fältet. En validering fungerar så att det ifyllda värdet/ordet måste uppfylla vissa kriterier för att ärendet ska gå att signera. Exempel på valideringar är Personnummer, email, max eller min antal siffror eller valörer, etc. Läs mer i denna artikel om hur man lägger på valideringar i ett fält. 
7. När du lägger flera fält på rad eller i kolumn vill du att de ska ligga jämnt. Du justerar enkelt detta genom att markera de fält du vill justera, högerklicka och välj hur du vill att de ska ligga - höger-/vänster justerat, under- eller överjusterat. Det går även att distribuera dem lodrätt eller vågrätt så att de ligger med exakt lika mycket mellanrum inom en given ram. 
8. Om du har rutor som ska kryssas i din blankett kan du göra ifyllbara Checkrutor eller Radioknappar. Checkrutor gör det möjligt att kryssa för fler än ett alternativ, med radioknappar kan man endast välja ett alternativ i en given grupp av alternativ. Du kan ha flera grupper som sinsemellan endast får ha ett kryss (t.ex flera Ja/Nej-frågor). Du kan i egenskaper välja utseendet på rutan/knappen så att den är fyrkantig och får ett kryss, eller är rund och får en prick.

 För mer inspiration och tips om vad som är bra att tänka på när man ska digitalisera och kanske också mobilanpassa sin blankett, hittar du här: Rekommendationer inför publikation av din blankett.

Kontakta oss på support@assently.com om du behöver ytterligare vägledning!